Keď objednávate raz za štvrťrok jedno balenie papiera, rozhoduje najmä cena konkrétneho produktu a doprava. Ak však každý mesiac dopĺňate tonery, hygienu, čistiace prostriedky, obálky alebo kávu do kuchynky, pohľad sa mení. Otázka, kedy sa oplatí vernostný program, nie je o zbieraní bodov pre samotné body. Ide o to, či vám pravidelné nákupy prinesú merateľnú úsporu a jednoduchšie zásobovanie pracoviska.

Pre firmy, školy, ambulancie aj menšie prevádzky má vernostný program najväčší význam pri opakovaných objednávkach. Pomáha využiť hodnotu, ktorú už pri bežnej prevádzke vytvárate. Nemal by však byť dôvodom kupovať viac, než reálne potrebujete, ani nahrádzať porovnanie základných cien a podmienok nákupu.

Kedy sa oplatí vernostný program najviac

Vernostný program dáva zmysel vtedy, keď sa vraciate k rovnakému dodávateľovi preto, že vám vyhovuje sortiment, dostupnosť aj servis. Odmena za nákup je v takom prípade praktickým doplnkom k bežnému objednávaniu, nie jediným argumentom pre výber obchodu.

Najlepší prínos má pri spotrebnom materiáli s prirodzenou frekvenciou nákupu. Kancelársky papier, perá, etikety, zakladače, toaletný papier, utierky, mydlá, vrecia na odpad či čistiace prípravky sa v pracovisku priebežne míňajú. Podobne fungujú tonery, náplne, tlačivá alebo drobné občerstvenie do zázemia. Ak tieto položky objednávate opakovane, aj menšia výhoda sa v priebehu roka nazbiera.

Rozhodujúci nie je iba objem jednej objednávky. Menšia kancelária môže mať nižší jednorazový nákup, no objednávať pravidelne. Väčšia organizácia môže naopak nakupovať vo väčších intervaloch, ale za vyššie sumy. V oboch prípadoch je vhodné sledovať celkovú hodnotu nákupov za šesť až dvanásť mesiacov, nie iba cenu posledného košíka.

Pravidelnosť je dôležitejšia než jednorazová veľká objednávka

Jednorazové vybavenie nových priestorov, nákup kancelárskeho nábytku alebo techniky môže priniesť vyššiu hodnotu objednávky. Samo osebe však ešte nemusí znamenať, že sa oplatí meniť nákupné návyky kvôli programu. Pri takýchto položkách treba porovnávať najmä cenu, parametre, záruku, termín dodania a prípadné doplnkové služby.

Vernostné výhody majú väčšiu váhu, ak po väčšom nákupe nasledujú ďalšie bežné objednávky. Napríklad po zariadení kancelárie prichádza pravidelné dopĺňanie papiera, tonerov, archivácie, hygieny a vybavenia kuchynky. Práve v tejto fáze sa dlhodobý vzťah s dodávateľom prejaví najviac.

Oplatí sa, keď objednávate na jednom mieste

Rozdelenie objednávky medzi viacero obchodov môže na prvý pohľad vyzerať výhodnejšie. V praxi však znamená viac času na porovnávanie, viac faktúr, viac zásielok a vyššie riziko, že niektorá drobná, ale potrebná položka zostane zabudnutá. Pre človeka, ktorý zabezpečuje chod kancelárie, je čas rovnako dôležitý náklad ako cena produktu.

Ak v jednom e-shope vybavíte kancelárske potreby, tlačivá, hygienu, čistenie aj vybavenie zázemia, vernostný program sa viaže na širší objem pravidelných nákupov. Výhodu tak nevytvára iba jedna kategória. Vytvára ju spojenie položiek, ktoré pracovisko potrebuje počas celého roka.

Preto je rozumné posudzovať celkový nákupný proces. Dodávateľ, ktorý má o pár centov nižšiu cenu na jednej položke, nemusí byť v konečnom výsledku výhodnejší, ak pri ňom nenájdete zvyšok potrebného sortimentu alebo musíte riešiť ďalšie objednávky inde.

Ako si overiť, či je vernostný program výhodný

Pred registráciou alebo aktívnym využívaním programu si odpovedzte na niekoľko praktických otázok. Nakupujete od daného dodávateľa opakovane? Dosahujete objem, pri ktorom získané výhody reálne využijete? A sú podmienky programu zrozumiteľné aj pre kolegu, ktorý bude objednávky riešiť počas vašej neprítomnosti?

Pozrite sa najmä na spôsob pripisovania a využitia odmien. Niektoré programy pracujú s bodmi, iné so zľavou, kreditom alebo špeciálnymi cenami. Dôležité je vedieť, či má odmena časovo obmedzenú platnosť, či ju možno uplatniť na celý sortiment a či je potrebné dosiahnuť minimálnu hodnotu objednávky.

Rovnako si overte, či sa výhody kombinujú s aktuálnymi akciami a aké kategórie najčastejšie nakupujete. Ak sa benefit nedá využiť na produkty, ktoré vaša firma pravidelne potrebuje, jeho deklarovaná hodnota nemusí byť pre vás podstatná.

Jednoduchý výpočet pre vašu prevádzku

Začnite objednávkami za posledných šesť mesiacov. Spočítajte, koľko ste minuli na pravidelný spotrebný materiál, nie na výnimočné projekty. Potom si pozrite, akú hodnotu môžete reálne získať späť cez vernostné výhody a či ju dokážete v ďalšom období použiť.

Ak napríklad objednávate potreby do kancelárie každý mesiac, aj menší kredit alebo zľava sa pravdepodobne uplatní bez problémov. Ak nakupujete nepravidelne a vo veľmi malom objeme, získaná výhoda môže zostať nevyužitá alebo sa jej dosiahnutie bude zbytočne naťahovať.

Do výpočtu zahrňte aj prevádzkovú úsporu. Objednávkové šablóny, história nákupov, prehľadné faktúry a stabilný sortiment skracujú čas potrebný na administratívu. Nie je nutné presne oceňovať každú minútu práce, ale pri pravidelnom zásobovaní sa rozdiel prejaví rýchlo.

Kedy sa vernostný program neoplatí

Vernostný program nie je automaticky správna voľba pre každého. Neoplatí sa, ak vás vedie k nákupu nad rámec reálnej spotreby len preto, aby ste dosiahli hranicu pre odmenu. Sklad plný papiera, čistiacich prípravkov s obmedzenou trvanlivosťou alebo nevhodných kancelárskych potrieb nie je úspora.

Opatrnosť je vhodná aj v prípade, keď nakupujete špecializované produkty len výnimočne. Pri zdravotníckych či technických položkách môžu byť dôležitejšie konkrétne parametre, certifikácia, kompatibilita alebo odborné poradenstvo. Vernostná výhoda by nemala prevážiť nad požiadavkami pracoviska.

Program nemusí prinášať hodnotu ani pri neprehľadných podmienkach. Ak neviete ľahko zistiť stav odmien, ich platnosť alebo spôsob uplatnenia, ťažko ho zaradíte do bežného nákupného procesu. Pre firmu je praktickejší systém, ktorý funguje bez dodatočného sledovania a komplikovaných pravidiel.

Nastavte nákup tak, aby prinášal úsporu aj poriadok

Najlepšie výsledky prináša jednoduchá rutina. Určite si základný zoznam položiek, ktoré pravidelne objednávate, a nastavte ich kontrolu v primeranom intervale. Menšia kancelária si môže stav zásob preveriť raz mesačne, väčšia prevádzka podľa spotreby aj častejšie. Cieľom nie je vytvárať veľké zásoby, ale predísť urgentným a neplánovaným nákupom.

Pomáha rozdeliť materiál na bežnú spotrebu a výnimočné nákupy. Do prvej skupiny patrí papier, hygiena, kancelárske drobnosti a čistiace prostriedky. Druhú skupinu tvoria nábytok, technika, prezentačné vybavenie či špecifické produkty. Vernostný program sa prirodzene lepšie uplatní pri prvej skupine, zatiaľ čo pri druhej treba vyhodnocovať každú objednávku samostatne.

Ak objednávky rieši viac ľudí, stanovte jasný postup. Jeden účet, aktuálne fakturačné údaje, zdieľaný zoznam pravidelne kupovaných produktov a dohodnuté schvaľovanie pomôžu udržať prehľad. Zároveň sa znižuje riziko duplicitných nákupov, ktoré dokážu zmazať aj výhodu získanú z vernostného programu.

Pre pravidelné zásobovanie môže byť Fixel praktickým partnerom práve vtedy, keď potrebujete v jednej objednávke spojiť kancelársky materiál, hygienu, čistenie aj zázemie pracoviska. Široký sortiment má význam najmä vtedy, ak znižuje počet dodávateľov a zjednodušuje opakované nákupy.

Vernostný program má byť tichou výhodou dobre nastaveného zásobovania, nie dôvodom meniť rozumné rozhodnutia. Ak nakupujete pravidelne, využívate potrebný sortiment a odmeny viete bez komplikácií uplatniť, prinesie vám viac než iba nižšiu cenu. Pomôže udržať pracovisko pripravené na bežný deň bez zbytočných objednávok na poslednú chvíľu.